Обязанности: Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):• прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;• оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;• контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;• ведение контрольно-регистрационной картотеки.Работа организационная (бездокументное обслуживание):• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);• организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;• организация презентаций и представительская деятельность;• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; Требования: - универсальность — способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;- эффективные коммуникации и информационная логистика — умение управлять информационными потоками;- умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;- навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений — оптимальное, резервное и «кризисное» — на случай развития событий по нежелательному сценарию;- свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);- ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;- супервайзинг — навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).
Похожие вакансии